📊🔧 Администратор Power BI: первичные обязанности после реализации дашборда

Разработали дашборд в Power BI, но не знаете, что делать дальше? Делимся секретами, как правильно опубликовать отчет, настроить доступы через Azure и организовать автоматическое обновление данных.

Привет всем!

Я, Ипатов Александр, backend-разработчик в компании USETECH. В данной статье я хотел бы поднять вопросы, которые возникают у администратора BI-отчетности уже после реализации дашборда.

Немного об актуальности данной темы. Зачастую, BI-разработчики (как Microsoft Power BI, так и других платформ: Tableau, Apache Superset , QlikView, SAP BusinessObjects, FineBI, Visiology, Yandex DataLens и прочих) проходят онлайн-курсы, смотрят обучающие видео и читают книги о разработке дашбордов. Изучаются разные темы: как добавить источник данных, как отрисовать такую диаграмму или график, как написать метрику (DAX-меру, если говорить о Power BI). И эти темы действительно важны, без основ ты не сделаешь дашборд, не станешь разработчиком. В результате: да, мы имеем файл этого отчета, который визуально хорош и показывает то, что запрашивает бизнес, а что же дальше? Поговорим об этом в разрезе Microsoft Power BI.

В компаниях большого размера разделение ролей на разработчика и администратора BI-отчетности явное:

• Разработчики – реализуют новые дашборды, дорабатывают и вносят корректировки в уже имеющиеся;
• Администратор – следит за работоспособностью всей группы BI-отчетности, выполняет ее настройку.
  

В случае мелких компаний (до 200 сотрудников) администратор и разработчик – единое лицо, «многостаночник» , о чем я писал ранее в статье. В компаниях среднего размера возможны оба варианта.

В свое время, на протяжении полутора лет я выполнял роль «многостаночника», в свете чего и возникла идея помочь всем тем, кто оказался в такой нетривиальной ситуации, поскольку обязанности между ролями кардинально отличаются.

Публикация отчета

Теперь к сути: имеем файл отчета (формата PBIX, который открывается в Power BI Desktop).

P. S. Я знаю реальный случай, когда в серьезной международной компании в сфере логистики только вводили BI-отчетность, и там на совещаниях просто открывали эти PBIX-файлы (таких дашбордов было более 3-х по разным срезам деятельности) прямо в Power BI Desktop , совсем не «заморачиваясь» об использовании адекватного подхода. А адекватный подход следующий: выкладываем отчет на облачный сервер Power BI. Это сервис Power BI Services, который представляет собой портал, в нем публикуются все отчёты, созданные в Power BI Desktop. Функции этого портала скорее административные, с его помощью, например, можно управлять всеми отчётами в организации и доступами к ним.

Этот дашборд нужно опубликовать. Это осуществляется следующим образом:

1. Открываем PBIX-файл в PowerBIDesktop.
2. Авторизуемся под учетной записью администратора PowerBI.
   
3. Нажимаем кнопку «Опубликовать отчет» в разделе «Главная» на панели управления.
   
4. Выбираем Рабочую область (по умолчанию предлагается публиковать в «Мою рабочую область»).
   

Теперь отчет загружен на облачный сервер Power BI.

Создание и выдача доступов на сервере

В тандеме с использованием Microsoft Power BI нужно использовать также сервис Microsoft Azure, с помощью которого мы будем создавать доступы для отчетов и распределять эти доступы по сотрудникам. Пока мы не настраивали доступы через Azure, доступ к только что опубликованному отчету есть только у владельца этого отчета.

Создаем новую группу в Azure (она будет использоваться для доступа пользователя к этому отчету):

1. В Azure заходим в раздел «Группы»;
2. Нажимаем «Создать группу»;
   
3. Вводим название группы в формате, например, «BI <Название отчета>»;
   
4. Выбираем владельца группы – учетную запись администратора Power BI;
   
5. Нажимаем «Создать».
   

Для того, чтобы у этой вновь созданной группы был доступ к конкретному дашборду нужно выполнить следующие действия на сервере Power BI:

1. Заходим на сервер PowerBI: app.powerbi.com;
2. Выбираем рабочую область, в которой расположен нужный отчет (например, «Моя рабочая область»);
3. У интересующего нас отчета нажимаем на «три точки»;
   
4. Нажимаем «Управление разрешениями»;
   
5. Выбираем раздел «Прямой доступ» в верхней панели;
   
6. Нажимаем сверху кнопку «Добавить пользователя»;
   
7. Снимаем верхнюю и нижнюю галочки (оставляем только среднюю) – опционально;
   
8. Вводим название только что созданной группы из Azure, выбираем ее;
   
9. Нажимаем кнопку «Разрешить доступ».
   

Готово! Теперь, у группы, которую мы создали в Azure имеется доступ к интересующему нас дашборду.

Далее, чтобы непосредственно у сотрудников появился доступ к этому дашборду, достаточно в Azure добавить в эту группу учетные записи тех сотрудников, кто может им пользоваться. Шаги:

1. Открываем учетную запись пользователя в Azure;
2. Выбираем раздел «Группы»;
   
3. Добавляем нужную группу пользователю;
   
4. Сохраняем изменения.
   

Либо это же можно было сделать в разделе группы (если мы хотим добавить в группу сразу много сотрудников):

1. В Azure открываем «Группы»;
2. Находим нужную группу;
3. Нажимаем «Добавить участника»;
   
4. Вводим нужных сотрудников, кликаем по учетным записям;
   
5. Сохраняем изменения.
   

Благодаря этим действиям, у выбранных нами учетных записей сотрудников имеются доступы к дашборду, и они смогут с ним работать. Конечно, следующим этапом можно было бы разграничить уровни доступа между сотрудников за счет «Защиты на уровне строк данных» RLS, но это уже частный случай, когда мы хотим предотвратить доступность конкретных строк данных между пользователями (продажи разных магазинов или продавцов, к примеру).

Настройка автоматического обновления через локальный шлюз данных

Еще один аспект, который хочу затронуть, это настройка обновлений отчетов. Мало просто создать отчет, выдать доступы. Нужно смотреть на актуальные данные, а это можно реализовать разными методами. В разрезе этой статьи я опишу способ настройки автоматических обновлений отчетов на облачном сервере Power BI при заранее настроенном локальном шлюзе данных (установленная программа «On-premises data gateway» для Windows).

Поскольку когда говорят «обновить отчет» подразумевают именно обновление наборов данных, которые подключены в отчет, то операции будут выполняться именно с ним:

1. Заходим на сервер PowerBI: app.powerbi.com;
   
2. Нажимаем на кнопку «три точки» у набора данных, который подключен к нужному дашборду;
   
3. Выбираем «Настройки»;
   
4. Открываем раздел «обновления»;
   
5. Устанавливаем время обновлений набора данных.
   

Готово. Теперь мы можем проследить, чтобы набор данных корректно обновлялся (минимальный интервал, который можно установить в обычном режиме – 1 раз в 30 минут, если мы не говорим о подключениях Direct Query).

Надеюсь, что статья поможет начинающим администраторам и «многостаночникам» в выполнении своих ежедневных задач.

Как вы думаете, какие еще аспекты администрирования Power BI стоит обсудить в следующих статьях?