Как сделать эффективными обсуждения по видеосвязи
Поговорим об использовании видеосвязи для удаленной работы. Бесплатные тарифы программ для видеоконференций и простые практики эффективных обсуждений.
В связи с последними событиями часто поднимается вопрос об эффективных решениях для совместной удаленной работы. Видеоконференции используются компаниями в ситуациях, когда нет возможности собрать всех участников в одном месте. Сейчас с такой ситуацией сталкиваются компании по всему миру.
Видеосвязь позволяет не только успешно продолжать совместную работу, но и получать необходимый социальный отклик людям, которые лишились привычного общения в результате карантина. О своем опыте видеоконференций недавно поведал разработчик Мартин Фаулер. Некоторые советы покажутся довольно простыми – пропускайте те, что для вас очевидны. Но бывает так, что самое понятное и естественное от нас ускользает.
Справедливы все обычные правила хороших обсуждений
Прежде чем начинать, задайтесь вопросом: действительно ли нужна эта видеовстреча, это обсуждение? Не даст ли лучший результат переписка? Не проводите совещания просто так. У вас должна быть четкая цель, которой вы хотите достигнуть в результате видеовстречи.
Список решаемых задач должен быть конкретизирован и заблаговременно разослан всем участникам встречи. В том же письме должны быть даны четкие указания, где происходит встреча (мессенджер, ссылка на соответствующий виртуальную комнату, чат). Постарайтесь написать такую инструкцию, чтобы максимально сэкономить время всех собеседников относительно установки необходимого обеспечения и доступа к обсуждению
В начале встречи, если участники плохо знакомы, не забудьте представить людей друг другу. Куратор встречи должен стремиться, чтобы все участники могли выговориться по обсуждаемым вопросам и прийти к общему решению. Не затягивайте встречу на слишком долгое время. При необходимости длительного обсуждения сделайте перерыв.
В конце встречи обязательно нужно подвести итог – достигнута ли цель? Определите, какие конкретные действия ожидаются от каждого из участников после обсуждения.
Бесплатные тарифные планы приложений для видеоконференций
Если переход к удаленной работе стал для вас неожиданностью, существует множество различных решений для проведения обсуждений по видеосвязи. Вот что предоставляют бесплатные планы некоторых известных приложений:
- Skype: до 50 человек в видеозвонке, хранение файлов до 30 дней, совместное использование экрана.
- Google Hangouts: до 10 человек, нет необходимости установки (работает из браузера).
- Zoom: до 100 участников, до 40 мин. конференции и ее записи.
- Proficonf: до 25 участников, есть центр демонстрации контента, до 500 Мб хранилища, неограниченная длительность конференции.
- whereby.com: до 4 участников, работает в браузере, неограниченное время конференции, шеринг экрана, функция перетаскивания файлов.
- ooVoo: до 12 участников, опция записи видео, совместный просмотр экрана.
Порекомендуйте в комментариях, если вы пользуетесь другим приложением, расскажите, чем оно лучше перечисленных.
Оборудование
Большинство современных ноутбуков и мониторов имеют встроенные веб-камеры для записи видео. Обычно они вполне справляются со своей задачей.
Звук для обсуждений – более насущный аспект, но его качество гораздо вариативнее. В первые минуты разговора обязательно уточните у других участников обсуждения, нормально ли вас слышно. Простая гарнитура может существенно улучшить ситуацию. Обычно самое важное (но о чем многие забывают) – говорить достаточно близко к микрофону.
Если вы впервые участвуете в видеоконференции, предварительно протестируйте оборудование программно или позвонив одному из коллег, прежде чем присоединиться к крупному разговору.
Включите видео
Видеозвонки – это огромное улучшение по сравнению с аудиозвонками. То, что мы видим лица людей, с которыми разговариваем, существенно дополняет аудиоканал и дает множество подсказок:
- Физическое состояние человека.
- Окружение – комфортен ли собеседнику разговор.
- Реакция участников, жесты.
- Можно что-то визуализировать, сделать нагляднее.
- Многие из перечисленных программ позволяют показывать файлы и совместно их обсуждать.
Отключать видео лучше только в следующих случаях:
- В вашем кадре слишком много лишних движений.
- У вашего интернет-канала низкая пропускная способность. Если звук совсем плох, попробуйте отключить видео.
Отключайте микрофон, когда не разговариваете
Существует множество различных причин фоновых шумов. Полезная привычка – отключать микрофон, когда вы не участвуете в разговоре, если только это не беседа между двумя людьми. Включение звука действует как дополнительный сигнал для остальных: кто-то хочет высказаться.
Если используемое программное обеспечение позволяет, разумно сделать так, чтобы при подключении к видеоконференции, ваш микрофон был исходно отключен. Тогда ваш приход не будет ассоциироваться с посторонними шумом.
Используйте режим галереи
Обычно имеется несколько различных способов настройки отображения входных сигналов. Два распространенных режима:
- Режим одного спикера (speaker mode): весь экран занимает человек, говорящий в данный момент.
- Режим галереи (gallery mode): каждый участник виден в собственном окне.
Режим галереи намного лучше: вы видите реакции не только говорящего, но и остальных. Если вы смотрите только на говорящего, теряется информация об отклике группы.
Взаимодействие с камерой
Расположите камеру так, чтобы вы смотрели на нее. Веб-камеры большинства мониторов и ноутбуков удобно расположены в верхней части экрана, поэтому если вы смотрите на экран, вы смотрите приблизительно в камеру. Полезно держать зрительный контакт со всеми остальными во время разговора. Если у вас есть отдельная веб-камера, настройте ее аналогичным образом. Если вы смотрите куда-то в сторону, это выглядит неуклюже.
Не садитесь впереди яркого источника света. Если сзади вас будет яркий источник света, ваше лицо превратится в черное пятно. Если позади вас окно, задерните шторы. В начале видеоконференции целесообразно проверить собственный видеоканал и по необходимости отрегулировать освещение, чтобы другие могли правильно вас воспринимать. Если вы разговариваете из одного и того же места, уделите время тому, чтобы настроить лучшее положение и освещенность, чтобы лицо было хорошо видно.
Не делайте лишних движений в кадре. Наша зрительная система – результат эволюции, взаимодействий наших предков с травоядными и хищниками, поэтому мы эффективно обнаруживаем движение. Активные перемещения в видеокадре привлекают всеобщее внимание. Остерегайтесь движений, которые ничего не означают. По той же причине желательно для сеансов видеосвязи найти уединенное место, где в кадре не будет лишнего мельтешения. Отключайте видео, если камера подвергатется тряске (например, в транспорте).
Используйте чат
Чат дает дополнительный канал для вынесенных за скобки замечаний, вопросов, файлов, предложений следующих тем. Важно дополнять эти вещи поясняющими комментариями, которые позволят использовать чат как бортовой журнал.
Чат помогает уточнить контекст реакций: можно перечислять несколько вещей в виде списка, и члены обсуждения могут точно зафиксировать, с чем они согласны, а с чем – нет.
Относительно файлов удобно, что вы можете видеть реакции людей при просмотре файла, указав, к примеру, нужную страницу. Так все получают моментальный отклик.
Расслабьтесь!
Не прячьте детей и питомцев. Обычно мы не хотим, чтобы дети вмешивались в наш разговор, но нет ничего страшного, если они окажутся в кадре. Никто не должен смущаться, если ребенок хочет привлечь к себе внимание, и вы должны ненадолго отойти, чтобы ему помочь. Нет ничего дурного (даже забавно и мило), когда в кадре показывается кошка или собака. Все знают, что мы дома – не надо притворяться, что мы находимся в каком-то стерильном офисе. Главное: это не должно постоянно мешать обсуждению.
Одевайтесь комфортно. При домашних звонках можно быть более непринужденными относительно дресс-кода. Однако есть ограничения («Вы должны быть одеты»). Впрочем, некоторым людям смена одежды помогает ощутить себя собраннее, сменить домашнюю обстановку на более деловую.
Не перебивайте друг друга
Перебивать друг друга плохо и на обычных встречах, но в случае видеоконференций становится просто невыносимо. Если два человека говорят одновременно, толком неслышно ни одного из них. Уступайте дорогу. Это одно из преимуществ видеозвонков перед чистым аудио: можно показать жестом, что вы даете собеседнику слово.
Запишите встречу (лучше с заметками)
Перед записью необходимо попросить согласие у остальных. Запись поможет получить полную информацию о видеовстрече всем, кто не смог на ней присутствовать. Еще лучше, если записи будут сопровождаться краткой информацией в форме текстовых заметок с приблизительными таймкодами и основными итогами беседы.