🕓 Как успевать всё: методы и ТОП приложений для тайм-менеджмента

Учимся эффективно управлять временем и развиваем навык тайм-менеджмента с помощью интеллект-карт, матрицы Эйзенхауэра, метода АБВГД и пирамиды Франклина.

Кратко о тайм-менеджменте и его проблемах

Тайм-менеджмент представляет собой «сборную солянку» из навыков и умений, которые помогают расставлять приоритеты и планировать свое время для повышения эффективности труда.

Тайм-менеджмент входит в почетную десятку навыков, которые ценят работодатели. Сотрудник, умеющий эффективно управлять временем, не будет опаздывать на работу, умеет рассчитать время на выполнение конкретной задачи, учитывает дедлайны и в целом более продуктивен.

Прежде чем перейти к методикам тайм-менеджмента, поговорим о том, какие факторы мешают человеку развить этот навык:

1. Прокрастинация или проще говоря «сделаю завтра/начну с понедельника».
2. Недостаток ресурсов/инструментов.
3. Перфекционизм — настоящее зло для тайм-менеджмента. Не пытайтесь достичь идеала, смотрите на реальный результат.

Если решить проблему прокрастинации и перфекционизма мы не в силах (только ваша личная мотивация и упорный труд над собой), то закрыть «пробел» в недостатке ресурсов и инструментов можем.

Для начала рассмотрим шесть лучших методов управления временем.

Интеллект-карты или Mind maps

Они же ментальные или мыслительные карты. Эта методика была придумана в 60-х годах психологом Тони Бьюзеном. Mind maps помогают структурировать данные, используя креатив и визуализацию. Такой метод полезен при проведении презентаций, совещаний, «мозгового штурма» и самообучения.

Центральная фигура в такой карте — базовая идея или проблема, от которой «исходят» ключевые слова и мысли, а дальше прочие подразделы и пункты. В Mind maps используется не только текст, но и графика, изображения, таблицы — все это способствует лучшему восприятию информации.

Матрица Эйзенхауэра

Один из самых известных методов тайм-менеджмента был придуман Дуайтом Эйзенхауэром и позволяет сортировать задачи по срочности и важности. Когда перед человеком стоит выбор из двух задач, а выполнить он может только одну из них — на помощь приходит матрица американского генерала.

Важность оказывает прямое влияние на результат работы, а срочность на привязку дела к дедлайну. В первую очередь нужно выполнять задачи первого типа (срочные, важные) и уделять время второму типу (важные, не срочные). Срочные, но не важные дела можно отложить на небольшой срок.

Метод АБВГД

Метод помогает расставить приоритеты и определить, какие задачи из списка нужно сделать первыми, а какие в конце рабочего дня. Суть очень проста: формируете список дел на сегодня и к каждому подставляете букву А, Б, В, Г или Д.

• А — самое важное дело, требует вашего внимания здесь и сейчас. Это может быть крайний срок написания отчета или встреча с работодателем/клиентом. Если задач типа А несколько — назовите их А1, А2 и т.д. Начинайте с А1 и двигайтесь вниз.
• Б — важные задачи, но если их не выполнить «сию минуту» — необратимых последствий не будет. Это может быть звонок коллеге/руководителю или проверка навалившейся почты. Не отвлекайтесь на дела типа Б, пока не закончите все задачи А.
  
• В — дела типа «можно делать, а можно и нет». Не оказывают прямого влияния на вашу работу.
  
• Г — такие дела можно делегировать. Передавайте посильные дела другим сотрудникам, сосредотачивайтесь на А.
  
• Д — это могут быть задачи, которые были важными, но уже не являются таковыми сейчас, либо просто привычные несущественные обязанности.
  

Пирамида Франклина

Метод придуман политиком Бенджамином Франклином, когда ему было лишь 20 лет. Всю свою жизнь он действовал согласно своей пирамиде.

1. Глобальные жизненные ценности. Задайте себе вопросы о том, для чего вы живете, чего хотите достичь (по годам) и что оставить в качестве наследия.
2. Главная жизненная цель. Кем вы хотите быть или стать, а также каких результатов добиться?
3. Долгосрочный план. Планирование задач на год, три или пять. Важны сроки достижения целей.
4. Краткосрочный план на месяц или неделю, подлежит корректировке на протяжении всего срока.
5. План на день — тут все понятно :)

Принцип Парето

Принцип «20% усилий дают 80% результатов» представил экономист Вильфредо Парето еще в 1897 году. Чтобы рассчитать необходимые усилия, представьте поиск ответа на вопрос в книге или журнале — 80% необходимого вы найдете в 20% объема текста. Если вы точно знаете, что ищете — сэкономите 80% времени.

Сначала съешьте лягушку

Метод перехода от трудного к легкому, а еще «разбивке» большого дела на маленькие задачи. Начинайте день с самой трудного задания и делайте его максимально быстро — ведь впереди, после «лягушки», еще много маленьких «головастиков».

Осознание того, что большая трудность преодолена — дает чувство эйфории и заряд бодрости на выполнение остальных задач.

Топ приложений и расширений

Если раньше для планирования мы использовали ежедневники и другие бумажные «носители», то сегодня такие «блокнотики» для тайм-менеджмента можно скачать на телефон или установить в любимом браузере.

Рассмотрим популярные приложения, которые можно установить на смартфон с Андроид и iOS.

• TickTick: работает на системе Getting Things Done, имеет множество персональных настроек и функций. Можно делать напоминалки, писать комментарии, прикреплять файлы, выбирать приоритетность задач и даже использовать голосовой ввод;
• MindMeister: сервис с интеллект-картами в кармане. Большие карты удобнее составить на ПК или планшете, а функция синхронизации данных позволит открыть их на телефоне. Также можно делиться ссылками на готовые (или в работе) карты с коллегами;
• Хаос-контроль: говорящее название для системы организации и планирования. Все задачи в приложении структурируются по цепи «сфера-цель-проект-действие»;
• MyLifeOrganized: широкий функционал — от простого списка, иерархии заданий и контекста до календаря, напоминаний, заметок и системы фильтрации.

И в конце немного о полезных расширениях для популярных браузеров Chrome и Firefox.

• Clockify Time Tracker: расширение для Хром для расчета времени на определенное дело. При выполнении задачи расширение запускает таймер и запоминает, сколько времени потратиться. Это полезно для подведения итогов и эффективности вашего тайм-менеджмента;
• Diigo Web Collector: не только сохраняет нужную информацию, но и позволяет ее комментировать и обсуждать, а также делать «скрины», заметки и выделять основное (для Хром);
• StayFocusd: расширение для Хром, которое напомнит вам, что «сиеста» окончена и нужно продолжить работу. Кроме этого, можно ограничить себе доступ к развлекательному контенту и социальным сетям, чтобы не отвлекаться от важных дел;
• LeechBlock: расширение, аналогичное StayFocusd, но для пользователей Мазилы;
• RescueTime: предоставляет аналитику по просмотрам сайтов за определенное время для наглядности — чему вы уделяете свое внимание. Кроме этого, позволяет ставить повседневные цели и контролирует их выполнение (для Firefox);
• EverSync: синхронизирует закладки в Фаерфокс на разных устройствах. Удобно для восстановления истории, ранее закрытых сайтов и переключения между ПК и мобильным телефоном.

Делитесь в комментариях, какие методы, приложения и расширения для эффективного управления временем используете вы :)

Материалы по теме

• 💬 Как прокачать навыки аргументации и побеждать во всех спорах
• ✔️ Что такое методология Scrum простыми словами и как она работает
  
• 😃 Взять отпуск или уволиться: как вернуть мотивацию к работе