Если вы чувствуете себя неудобно и неловко в случае, когда вам нужно дать фидбэк по одному из рабочих вопросов, вы не одиноки. Несмотря на то что обратная связь является важной частью эффективного общения на рабочем месте, многие из нас не знают, как конструктивно подходить к этому процессу. Недооценивать его нельзя, ведь он крайне важен и помогает не только вашему оппоненту, но и вам — расти и лучше выполнять свою работу. Наши 14 советов помогут вам эффективно овладеть навыком грамотного фидбэка, который обязательно пригодится вам в дальнейшем.
14 советов по грамотному фидбэку
Независимо от того, какой тип обратной связи вы собираетесь дать, помните — эти советы основаны на лучших практиках мастеров грамотного фидбэка. Эти передовые методы помогут вам подготовиться к разговору, уменьшить непонимание и возможные негативные реакции собеседника и покажут вам правильный курс на пути к успеху.
1. Тет-а-тет
Всегда давайте обратную связь, находясь наедине со своим оппонентом. Публичный отзыв может быстро превратиться в негативный, даже если вы этого не хотели.
Если вы редко встречаетесь с человеком, которому хотите оставить свой отзыв, спросите его, есть ли у него минутка для беседы. По возможности указывайте темы для обсуждения, чтобы он пришел на встречу как можно более подготовленным. Например, вы можете сказать: «У вас есть 15 минут, чтобы поговорить о вчерашней презентации?».
2. Будьте своевременны
Цель обратной связи — помочь другому человеку стать лучше. Для этого убедитесь, что вы даете обратную связь своевременно. Избегайте отзывов о том, что произошло более двух недель назад, так как инцидент уже не является актуальным.
Также нежелательно давать фидбэк сразу после того, как что-то произошло. Текущая обратная связь часто бывает более негативной, чем вы могли бы предположить. Период ответа должен быть не менее 24 часов, чтобы и вы, и другой человек могли подумать о произошедшем.
3. Различайте конструктивную и негативную обратную связь
Прежде чем давать отзыв, вам необходимо понять разницу между конструктивной критикой и негативным отзывом. Конструктивная критика обычно акцентирует внимание на том, что человек может улучшить, а деструктивная – унижает людей и ничего им в итоге не дает. Поэтому перед разговором тщательно проанализируйте свои намерения. Даже если вы чем-то разочарованы, избегайте повышенных интонаций или перехода на личности.
4. Используйте «я»-утверждения
Я-утверждения — это утверждения, которые начинаются с «я». Так вы ведете беседу, основываясь на своем опыте и мнении о произошедшем, а не на поступках человека, с которым разговариваете. И это больше похоже не на обвинительный монолог, а на совместную работу по улучшению ситуации в будущем.
Например, вместо того, чтобы сказать: «Вы сказали, что предоставите мне слайды презентации в четверг, но отправили их только в понедельник, из-за этого я надлежащим образом не подготовился к встрече», попробуйте что-то вроде: «В четверг. Я не увидел в своем почтовом ящике слайды презентации, была ли задержка, о которой я не знал?»
5. Сосредоточьтесь на одной проблеме
Старайтесь не затрагивать в разговоре несколько проблем одновременно. Это может спровоцировать у собеседника защитную реакцию и уменьшит его способность воспринять критику с открытым мышлением.
6. Будьте конкретны и приведите примеры
Чем конкретнее вы обрисуете проблему (в деталях и примечаниях), тем легче ее будет воспринять и превратить в действие.
Например, вы хотите дать коллеге отзыв об их коммуникативных навыках. Вместо фразы «Я думаю, вчерашняя презентация была не очень ясной», что звучит расплывчато и может привести к недопониманию, попробуйте так: «Во время вчерашней презентации я подумал, что было бы полезно, если бы вы делали больше пауз для вопросов. Было много тонкой информации, и моментов, когда я не понимал, что вы пытаетесь донести. Было бы прекрасно, если в будущих презентациях, вы заранее делились с участниками слайдами по теме, чтобы те могли просмотреть их и прийти на встречу с вопросами».
7. Не забывайте о позитиве
Одна из самых распространенных ошибок фидбэкера – это разбор исключительно негативных вопросов. В любой критике крайне важно проговаривать моменты, с которыми ваш собеседник справляется на высшем уровне. Лишь тогда у него появится конкретное представление о том, что нужно улучшить, а что стоит продолжать делать так же и впредь.
Эффективно помещая конструктивную критику между положительными отзывами, вы смягчаете удар. Например: «Спасибо за отправку такого подробного электронного письма, однако подрядчики не должны были участвовать в нем, поскольку это частная информация. Но я ценю эту инициативу». Но будьте честны. Не стоит маскировать проблему в положительных отзывах, иначе ваш визави не поймет, чего от него хотят и допустит такую же ошибку в будущем.
8. Следите за своим невербальным общением
Невербальное общение — это любая форма общения, не связанная с речью, например, язык тела, выражение лица или тон голоса. Ведите себя раскованно, легко и непринужденно. Разговаривайте спокойно, меньше размахивайте руками и не смотрите пронзительно, сдвинув брови, чтобы ваш собеседник не чувствовал себя как на допросе.
9. Дайте собеседнику возможность отреагировать
Несмотря на то что фидбэк направлен во благо, помогая другому человеку стать лучше, его иногда трудно услышать. И вы никогда точно не узнаете, как отреагирует на него ваш оппонент. У человека, с которым вы делитесь отзывом, могут быть вопросы, реакции или дополнительные комментарии. Поэтому после разбора проблемы спросите, возникли ли у него какие-нибудь мысли для ее решения. Обратная связь всегда должна быть двусторонней.
10. Подготовьтесь заранее
Вам не нужно делать сценарий предстоящей встречи. Пометок и тезисных записей о сути разговора будет вполне достаточно, чтобы не потерять нить повествования. Также можно подготовить два-три конкретных примера (лучших практик) из реальной жизни для наглядности и лучшего восприятия.
11. Устно и письменно
В идеале, после очной встречи с собеседником предоставьте описание вашего разговора в письменной форме. Письменный отзыв — это материальный ресурс, к которому сотрудник может обратиться, если он что-то забудет или у него возникнут вопросы.
12. Возьмите себя в руки
Это нормально, если вы нервничаете — давать обратную связь непросто. Это также нормально, если вы никогда не делали этого раньше. Попробуйте начать со слов: «Мне трудно давать фидбэк» или «Я впервые даю обратную связь». Признание того, что вы чувствуете, помогает снять напряжение потенциально неловкой речи.
13. Различайте намерение и воздействие
Понимание разницы между воздействием и намерением поможет вам эффективно подготовиться к встрече. Намерение — это то, что имел в виду человек, когда что-то делал или говорил. Воздействие — это влияние, которое действие или разговор оказали на вас или других.
Намерение и воздействие являются важными элементами беседы. У вас могут быть положительные намерения, а воздействие может оказаться негативным и ваш фидбэк будет истолкован некорректно.
Предположим, что ваш руководитель пригласил вас на встречу с другими руководителями. Когда встреча началась, он представил вас — вместо того чтобы дать вам представиться самому. У вашего менеджера были позитивные намерения — он не хотел, чтобы вам было неловко. Но вы хотели сами представиться, чтобы иметь возможность наладить отношения с заинтересованными лицами. В этом примере никто не был «неправ», однако впечатление от встречи у каждое свое. Понимание тонкостей коммуникации даст вам четкое представление, куда двигаться дальше.
14. Предлагайте решения, если это возможно
Если у вас есть идеальное решение наметившейся проблемы, не бойтесь предложить его. Это не только показывает, что вы продумали ситуацию, но и помогает сосредоточить разговор на том, что можно сделать, чтобы улучшить ситуацию, которую вы только что упомянули.
Не бойтесь открыто разговаривать с собеседником, даже если разговор пойдет не по плану, но вы с ним будете честны – это не испортит отношения между вами.
Обратная связь — важная часть совместной работы, и приведенные советы помогут вам эффективно ее давать, снизив при этом вероятность недопонимания. Удачи!
Комментарии