🔀 Как систематизировать процессы: профессия бизнес-аналитика

Бизнес-аналитики давно стали ключевыми сотрудниками в успешных коллективах. Они помогают компаниям воплощать в жизнь и правильно использовать исследования данных, стратегию и анализ. Находя первопричины проблем и систематизируя бизнес-процессы, специалисты определяют возможности для предприятий и дают рекомендации по достижению бизнес-целей и повышению конкурентоспособности.

В этой статье мы постараемся более детально рассмотреть роль профессии, а также план и методы систематизации бизнес-процессов.

Необходимые знания и навыки

Бизнес-аналитик – посредник между бизнесом и IT или другими департаментами. Он использует методы бизнес-анализа и аналитические данные для оценки процессов компании, ее продуктов, услуг и систем, чтобы определить проблемные места и предложить варианты улучшения.

Международный Институт бизнес-анализа (IIBA) определяет профессию следующим образом:

Посредник между заинтересованными лицами для сбора, анализа, коммуникации и проверки требований по изменению бизнес-процессов, регламентов и информационных систем. Бизнес-аналитик понимает проблемы и возможности бизнеса в контексте требований и рекомендует решения, позволяющие организации достичь своих целей.

Бизнес-аналитик также помогает организациям документировать процессы, оценивая бизнес-модель и ее интеграцию с технологиями.

Услугами бизнес-аналитиков пользуются в различных отраслях: IT-компании, кредитно-финансовые организации, промышленные предприятия, образовательные учреждения, розничные торговые сети и другие компании.

Обязанности специалиста могут варьироваться в зависимости от проекта. Перечислим основные:

• работа с требованиями (сбор, формализация, согласование с заказчиками);
• анализ требований и стратегический анализ;
• выявление основных проблем и предложение вариантов их решений;
• подготовка документации для команд разработки.

Позиция бизнес-аналитика также требует наличия определенных знаний:

• работающий в IT бизнес-аналитик должен знать ряд технических аспектов, вроде особенностей операционных систем и сетей, возможностей оборудования, концепции баз данных и методологии SDLC;

• также ему необходимы знания в сфере управления, экономики и бухгалтерского учета;
  
• необходимо понимание алгоритмов, системного анализа, а также проблем информационной безопасности;
• глубокое владение кодингом бизнес-аналитику не нужно, но изучить основы программирования тестирования ему придется.

Навыки, которыми должен обладать бизнес-аналитик:

• коммуникативные навыки;
• аналитические навыки;
• навыки планирования;
• навыки ведения переговоров;
• навык критического мышления;
• навыки работы с большими объемами данных;
• лидерские навыки;
• навыки самообучения.

Систематизация бизнес-процессов

Бизнес-процесс – это совокупность видов деятельности, которые направлены на преобразование полученных на входе ресурсов в конечный продукт, который создается для потребителя и имеет для того определенную ценность.

Систематизация бизнес-процессов – ряд действий и процедур, нацеленных на обеспечение беспрерывной работы компании и ее продуктивности.

Задача бизнес-аналитика – воплотить желаемые цели бизнеса (например, повышение дохода и уменьшение расходов) в реальность, создавая новые или усовершенствуя существующие бизнес-процессы.

Чтобы систематизировать бизнес-процессы бизнес-аналитику необходимо:

• определить, установить и настроить BPM-систему управления бизнес-процессами (например, BPMN);
• настроить организационную структуру в системе, чтобы управлять членами команды, ответственными за выполнение бизнес-процессов;
• определить, какие бизнес процессы существуют в компании (с помощью универсального перечня от организации APQC, в котором представлены эталонные модели бизнес-процессов) и какие из них нужно систематизировать;
• описать выбранные процессы в системе и согласовать с руководством;
• запустить и поддерживать процессы.

В рамках основной деятельности бизнес-аналитики также проводят интервью с заинтересованными сторонами (например, с заказчиком или пользователями) и участниками операционных процессов, анализируют полученную информацию, проводят встречи, на которых освещают свои выводы, а также дают рекомендации по дальнейшим действиям.

Об основных аспектах систематизации бизнес-процессов мы расспросили ведущего бизнес-аналитика компании Deutsche Telekom IT Solutions, Анну Коляндру.

Об интервьюировании заказчика и сборе информации

Говоря о способах сбора информации от заказчика, стоит вспомнить различные методы, которые применяются в данном процессе. Начнем с выявления групп типичных пользователей. Ими могут быть как непосредственные заказчики, принимающие решения по разрабатываемому продукту, так и люди, которые будут пользоваться решением и/или принимать участие в будущем бизнес-процессе.

Далее мы переходим к работе с группами и выявляем представителей каждой из них.

Выяснение требований осуществляется следующими способами:

1. Интервьюирование пользователей. Порекомендую книгу «Спроси маму: Как общаться с клиентами и подтвердить правоту своей бизнес-идеи, если все кругом врут?» Роберта Фицпатрика, в которой описывается техника формирования правильных вопросов;
2. Проведение совместных семинаров;
3. Наблюдение за пользователями в процессе их работы;
4. Изучение имеющейся у заказчика документации, нормативных актов, даже государственных стандартов (если таковые применимы) и других источников, в которых описаны не только требования к будущему решению, но и ограничения;
5. Переиспользование уже существующих шаблонов. В них аккумулируется опыт многих людей, которые сталкивались с определенными проблемами и выводили оптимальные решения для них.

Сбор и анализ информации о конкурентах

Представление о сильных и слабых сторонах других игроков рынка, инструментах, которые они будут использовать в конкурентной борьбе – необходимое условие разработки мер сопротивления и желательного изменения окружения компании.

Информация для анализа:

• цели конкурентов: увеличение доли на рынке, перемещение в группу лидеров и так далее;
• текущее положение конкурентов: например, позиции в стратегической группе;
• возможные стратегии конкурентов: рост, расширение через поглощение и другое;
• потенциал конкурентов: технологические, финансовые и другие возможности, сильные и слабые стороны.

Как сформировать и автоматизировать регулярную отчетность?

С задачей автоматизации регулярной отчетности я сталкивалась очень давно и в тот момент времени пользовалась комбинацией Excel+VBA.

Если такая задача однажды вновь встанет передо мной, то я, как и в любом проекте, над которым работаю, начну с определения бизнес-проблемы, которая стоит перед отчетностью, проведу сбор и анализ полученной информации.

По результатам этого процесса можно будет сформулировать, из каких смысловых блоков должна состоять будущая отчетность, каким должно быть наполнение каждого из них.

Автоматизацией процесса составления отчетности (будь то ежедневно, еженедельно и так далее) следует заниматься на разных уровнях:

• на техническом, когда данные собираются в отчет и высылаются по почте заинтересованным лицам благодаря, например, сохраненной процедуре, созданной в базе данных;
• на функциональном, когда данные из нескольких отчетов попадают в один общий, например, при помощи все того же VBA в Excel.

Приемы и инструменты для описания процессов и структуры управления компанией

Для лучшего понимания процесса всегда пользуюсь приемом визуализации. Он помогает довольно быстро понять структуру бизнес-процесса и, что самое главное – увидеть возможные проблемы, незаметные при, например, текстовом описании.

Для меня надежным помощником в плане визуализации является модель BPMN (Business Process Model and Notation). Она пользуется хорошей репутацией в среде бизнес-аналитиков. BPMN понятна большинству работников компаний, поэтому часто применяется для проектирования моделей бизнес-процессов. Еще одним из преимуществ модели BPMN является возможность не только документировать процессы, но и реализовывать их в любой ВРМ-системе.

Эффективные методы систематизации бизнес-процессов

Говоря о методах и способах систематизации бизнес-процессов, хочется для начала определиться с определением данного термина. Комплексная работа по выявлению, последующему описанию и далее по синхронизации, оптимизации и автоматизации всех процессов на предприятии включается в понятие систематизации бизнес-процессов.

Целью систематизации является:

• повышение эффективности системы принятия решений;
• повышение производительности команды предприятия в целом и каждого отдельного сотрудника;
• обретение преимуществ по сравнению с конкурентами;
• автоматизация бизнеса, что обеспечивает высвобождение времени для более продуктивного использования.

Для проведения эффективной систематизации следует выполнять поэтапный анализ бизнес-процессов с выделением качественных и количественных методов, таких как:

• SWOT-анализ процесса;
• анализ проблем процесса;
• анализ входов и выходов;
• анализ ресурсов.

Заключение

Бизнес-аналитик – это универсальный сотрудник, который может запланировать, рассчитать и запустить проект в работу. Он проверяет, какие стратегии можно использовать для улучшения процессов компании, следит за экономической и технической реализацией новых требований. Опытные бизнес-аналитики руководят всей системной разработкой и стратегическим развитием компании.

Став бизнес-аналитиком, вы окажетесь в центре процесса оценки и улучшения текущих операций, а также разработки стратегий для бизнеса. Если вы мечтаете сыграть важную роль в успехе бизнеса или определенной компании, эта карьера удовлетворит ваши амбиции. Удачи!